Términos y Condiciones

Para efectos de estos Términos, los siguientes vocablos tendrán el significado que se les asigna a continuación, sin perjuicio de otras definiciones contenidas en órdenes de trabajo específicas.

Lúmina W / Prestador

Lúmina W S.A.S, sociedad colombiana operadora del sitio web luminaw.co, dedicada a la prestación de servicios profesionales de consultoría, diseño, desarrollo y operación de software a la medida.

Cliente

Persona natural o jurídica que contrata cualquier Servicio con Lúmina W mediante una orden de trabajo, propuesta aceptada, contrato marco o cotización firmada.

Servicios

Conjunto de actividades profesionales prestadas por Lúmina W, incluyendo,sin limitarse a— consultoría técnica, diseño de producto, desarrollo de software a medida, integración de sistemas, mantenimiento evolutivo y operación de plataformas.

Datos del Cliente

Toda información, archivo, dataset, credencial, código existente o contenido de cualquier naturaleza que el Cliente entregue a Lúmina W, o que se genere en los sistemas del Cliente durante la prestación del Servicio.

Código Entregable

Artefactos de software identificados expresamente como entregables en la orden de trabajo, una vez aprobados por el Cliente y facturados conforme a estos Términos.

Proyecto

Alcance específico de trabajo descrito en una orden o propuesta, con sus entregables, plazos, equipo asignado y honorarios asociados.

Lúmina W presta servicios profesionales de software a la medida y opera productos digitales propios. El presente documento regula únicamente los servicios profesionales contratados directamente por el Cliente; los productos SaaS de Lúmina W (incluido TerraCore) cuentan con sus propios términos de uso y acuerdos de servicio.

Naturaleza de la relación

Lúmina W actúa como contratista independiente. Estos Términos no crean relación laboral, agencia, mandato, sociedad ni representación de ninguna naturaleza entre Lúmina W y el Cliente.

Modelo de prestación

Los Servicios se prestan bajo modalidad de servicios profesionales, facturados por proyecto cerrado según lo pactado en la orden de trabajo. No se trata de un producto SaaS de Lúmina W; el Cliente contrata capacidad técnica del equipo para construir su propio software.

Cada Proyecto tiene un alcance, plazo y entregable definido que termina en el Launch. La operación, soporte o evolución post-launch no está incluida y requiere una orden de trabajo independiente.

Entrega de código

Salvo pacto en contrario, Lúmina W entrega el Código Entregable en forma funcional y desplegado en el entorno acordado. La transferencia de derechos sobre dicho código se rige por la sección 05 y opera únicamente cuando el Cliente ha pagado íntegramente los honorarios correspondientes.

Lúmina W estructura cada Proyecto en fases con un cierre definido. El Cliente reconoce y acepta esta estructura como base de la prestación.

1. Discovery, 2 semanas. Fase inicial dedicada a entender el problema, el equipo, los datos y las restricciones. Concluye con una propuesta de alcance, cronograma y presupuesto cerrado.
2. Build, 4 a 8 semanas. Diseño y construcción del software en sprints quincenales con demo al cierre de cada sprint. El Cliente participa en aprobaciones de entregable y priorización del backlog dentro del alcance pactado.
3. Launch. Despliegue a producción, pruebas finales de aceptación, capacitación al equipo del Cliente y handover formal de credenciales, documentación y arquitectura. El Proyecto termina aquí.
4. Operate & Retainer. Post-launch, el Cliente puede contratar retainer mensual de soporte, mejoras y consultoría técnica bajo modelo de horas mensuales fijas. Ver Sección 04.

Cadencia y transparencia

• Demos semanales o quincenales, con grabación o minuta.
• Tableros de proyecto (Linear, GitHub Projects u homólogos) accesibles en lectura para los stakeholders designados por el Cliente.
• Canal compartido de comunicación (correo, Slack o equivalente) durante toda la prestación.
• Repositorio de código con visibilidad para el Cliente en los términos pactados.

Cambios de alcance

Los cambios de alcance,ya sea por requerimiento del Cliente o por descubrimiento técnico— se documentan en una nota de cambio (change order) que indica el impacto en tiempo, costo y entregables. Ninguna modificación al alcance cerrado es facturable sin aprobación escrita previa.

Los precios son variables y dependientes del alcance de cada Proyecto. Lúmina W no publica tarifas fijas en el sitio: cada propuesta se construye al cierre del Discovery con base en complejidad, equipo asignado, plazos e integraciones.

Moneda y régimen tributario

Salvo pacto en contrario, los honorarios se cotizan en pesos colombianos (COP) o dólares estadounidenses (USD), e incluyen los impuestos aplicables conforme al régimen tributario vigente. Lúmina W emite facturación electrónica con resolución vigente ante la DIAN.

Esquema de pago

• Anticipo del 50% al kick-off. El Cliente paga la mitad del valor total del Proyecto al iniciar formalmente la fase de Build, una vez aceptada la propuesta del Discovery.
• Balance del 50% al cierre y aprobación. El saldo restante se factura al cierre del Launch, una vez el Cliente aprueba los entregables finales y se completa el handover.
• Plazo de pago: Net 15. Las facturas son pagaderas dentro de los 15 días calendario siguientes a su emisión.

Soporte post-launch

El pago del balance cierra el Proyecto. El soporte, mantenimiento y evolución post-launch se prestan bajo el modelo de Retainer mensual descrito a continuación, o mediante una orden de trabajo separada con su propio alcance, plazo y honorarios.

4.5 · Modelo Retainer

El Cliente puede contratar retainer mensual para acceso continuo a desarrollo, soporte técnico, corrección de bugs y evolución de la plataforma.

Tarifa y alcance:

• Retainer mensual: $3.000.000 COP.
• Incluye: 12 horas/semana (48 horas/mes) de disponibilidad.
• Plazo de respuesta: 24 horas hábiles para solicitudes.
• Aplicable solo post-launch de un Proyecto.

Ciclo de horas:

Las 12 horas/semana se renuevan cada lunes. Las horas no utilizadas en la semana no se acumulan al mes siguiente ni a períodos posteriores.

Horas adicionales:

Si el Cliente requiere más allá de las 12 h/semana durante una semana dada, Lúmina W puede aceptar trabajar horas adicionales facturadas a razón de $100.000 COP por hora, con carácter de mejor esfuerzo según disponibilidad. Estas horas no forman parte del retainer y se facturan aparte en el período normal.

Renovación:

El retainer se renueva automáticamente al primer día de cada mes calendario, salvo notificación de cancelación con 15 días de anticipación.

Sin garantías de disponibilidad 24/7:

El retainer no incluye on-call nocturno, SLA de disponibilidad 24/7, ni monitoreo continuo de infraestructura. La disponibilidad es mejor esfuerzo en horario laboral colombiano: lunes a viernes, 9 a.m. – 6 p.m. COT.

Mora y suspensión

Las facturas no pagadas dentro del plazo causan intereses moratorios a la tasa máxima legal vigente en Colombia. Si el atraso supera 30 días calendario, Lúmina W podrá suspender la prestación del Servicio previa notificación, sin que ello constituya incumplimiento de su parte ni eximente del pago debido.

Revisión de tarifas

Lúmina W podrá revisar sus tarifas para nuevas propuestas en cualquier momento. Los Proyectos ya cotizados conservan el precio pactado en la orden de trabajo durante todo su alcance original.

La asignación de derechos de propiedad intelectual sobre el software construido es uno de los puntos críticos de la relación. La regla general es la siguiente: lo específico del Cliente es del Cliente; lo genérico y reutilizable es de Lúmina W.

Código Entregable específico

Una vez el Cliente haya pagado íntegramente los honorarios correspondientes, Lúmina W cede al Cliente todos los derechos patrimoniales de autor sobre el Código Entregable que sea específico de la solución del Cliente (lógica de dominio, vistas y flujos propios del negocio, integraciones únicas, documentación funcional). La cesión se entiende a título universal, exclusivo y por el término máximo de protección legal aplicable.

Componentes reutilizables de Lúmina W

Lúmina W mantiene la propiedad de sus componentes, librerías, plantillas, utilidades y herramientas genéricas creadas antes o durante la prestación del Servicio, que no incorporen información confidencial ni lógica específica del Cliente. Sobre estos componentes, Lúmina W otorga al Cliente una licencia de uso interno, perpetua, mundial, no exclusiva y no transferible, suficiente para operar el software entregado sin restricciones.

Software libre y de terceros

El Código Entregable puede incorporar bibliotecas de código abierto (open source) o componentes de terceros. Cada uno conserva su licencia original (MIT, Apache 2.0, BSD, GPL, etc.). El Cliente reconoce y acepta los términos upstream de dichas licencias; Lúmina W documenta las dependencias relevantes en el repositorio entregado.

Activos del Cliente

Marcas, logotipos, contenido editorial, datasets y cualquier otro activo entregado por el Cliente permanecen de su propiedad. Lúmina W los usa exclusivamente para prestar el Servicio y no adquiere derecho alguno sobre ellos.

Portfolio y referencias

Lúmina W solo podrá mencionar el Proyecto, mostrar capturas o publicar case studies previo consentimiento escrito del Cliente. En ausencia de dicho consentimiento, los Proyectos se tratan como confidenciales en este aspecto.

Las partes reconocen que durante la prestación intercambian información sensible. Toda información no pública compartida durante la relación se considera Información Confidencial.

Obligación y vigencia

Cada parte se obliga a (i) usar la Información Confidencial únicamente para los fines del Proyecto, (ii) protegerla con el mismo cuidado que emplea para su propia información sensible y nunca menor que la diligencia razonable, y (iii) limitar el acceso a personas con necesidad de conocer. Esta obligación se mantiene durante todo el Proyecto y por dos (2) años después de su terminación, salvo plazo mayor pactado en NDA específico.

Uso de datos para IA

Lúmina W no utiliza Datos del Cliente para entrenar modelos propios de inteligencia artificial ni los envía a terceros proveedores de IA con fines de entrenamiento. Las herramientas de IA usadas internamente operan bajo configuraciones que excluyen el uso de entradas para entrenamiento del modelo, conforme a las políticas contractuales vigentes con los respectivos proveedores.

Accesos a sistemas del Cliente

• El acceso a sistemas legacy, bases de datos o entornos del Cliente se limita al equipo de Lúmina W estrictamente necesario.
• No se comparten credenciales con subcontratistas ni terceros sin autorización escrita previa del Cliente.
• Las credenciales temporales se revocan al cierre del Proyecto o inmediatamente ante terminación por cualquier causa.

Reutilización de datos

Lúmina W no reutiliza datos de producción del Cliente en otros proyectos, demos o presentaciones comerciales. Para demostraciones se emplean datasets sintéticos o anonimizados generados específicamente.

Datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles,incluyendo datos de salud, biométricos, financieros, de menores de edad o categorías especiales bajo la Ley 1581 de 2012— requiere la suscripción previa de un Anexo de Seguridad y Tratamiento que detalle medidas técnicas, organizativas y contractuales adicionales.

Excepciones

No se considera incumplimiento la divulgación de información que (i) sea o devenga pública sin culpa del receptor, (ii) ya fuera conocida por el receptor de fuente legítima, o (iii) deba revelarse en cumplimiento de orden de autoridad competente, en cuyo caso el receptor notificará a la otra parte cuando sea legalmente posible.

Garantía de funcionamiento

Lúmina W garantiza que el Código Entregable funcionará sustancialmente conforme a la especificación funcional aprobada durante un periodo de treinta (30) días calendario contados a partir de la entrega formal. Durante dicho periodo, los defectos atribuibles a Lúmina W se corrigen sin costo adicional.

Exclusiones de la garantía

La garantía no cubre: (i) defectos derivados de modificaciones hechas por el Cliente o por terceros no autorizados; (ii) fallas causadas por cambios en servicios o APIs de terceros (Google, AWS, Stripe, etc.); (iii) uso del software fuera de las condiciones técnicas documentadas; (iv) integraciones con sistemas que no fueron parte del alcance original.

Limitación de responsabilidad

Hasta el máximo permitido por la ley, la responsabilidad agregada de Lúmina W frente al Cliente por cualquier reclamación derivada o relacionada con estos Términos estará limitada al monto total efectivamente pagado por el Cliente a Lúmina W durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento generador de la reclamación.

Exclusión de daños indirectos

Ninguna parte será responsable frente a la otra por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos, daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos, aun cuando hubiera sido advertida de su posibilidad.

Responsabilidades del Cliente

• Ejecutar pruebas de aceptación y validación funcional de los entregables antes de su despliegue a producción.
• Mantener copias de seguridad propias de sus datos y configuraciones.
• Administrar los controles de acceso, roles y permisos dentro de sus entornos productivos.
• Proveer en tiempo la información, accesos, aprobaciones y retroalimentación necesarias para el avance del Proyecto.

Fuerza mayor

Ninguna parte será responsable por incumplimientos derivados de causas de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo,sin limitarse a— catástrofes naturales, conflictos armados, actos de autoridad, interrupciones generalizadas de infraestructura de internet, o caídas masivas de proveedores cloud.

SLA y disponibilidad

El Prestador se esfuerza por mantener los servicios operativos, pero no garantiza disponibilidad 24/7 ni tiempos específicos de resolución salvo lo explícitamente pactado en el Retainer (ver Sección 04).

Exclusiones. No se computan como indisponibilidad:

• (i) Ventanas de mantenimiento programado notificadas con 48 horas.
• (ii) Fallas atribuibles al Cliente o su conectividad.
• (iii) Eventos de fuerza mayor.
• (iv) Caídas de servicios third-party (AWS, Stripe, APIs de terceros).

Terminación al cierre de proyecto

Cualquiera de las partes podrá terminar la relación al cierre natural del Proyecto, sprint o ciclo de facturación, sin penalidad, mediante notificación escrita con al menos quince (15) días calendario de anticipación.

Para Retainers mensuales, cualquiera de las partes podrá cancelar mediante notificación escrita con quince (15) días calendario de anticipación al mes siguiente. Se paga únicamente el período en curso hasta la fecha efectiva de cancelación.

Terminación por incumplimiento

En caso de incumplimiento grave, la parte afectada notificará por escrito a la incumplida, describiendo la conducta y otorgando quince (15) días hábiles para remediar. Vencido el plazo sin remediación, la parte afectada podrá dar por terminada la relación de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

Terminación inmediata

Procederá la terminación inmediata, sin necesidad de plazo de remediación, en casos de insolvencia, liquidación, fraude, violación material de las cláusulas de confidencialidad o de propiedad intelectual.

Efectos de la terminación

• El Cliente pagará todos los Servicios efectivamente prestados y los gastos comprometidos hasta la fecha de terminación.
• Lúmina W entregará el Código Entregable pagado al Cliente, la documentación operacional y traspasará credenciales, accesos y repositorios.
• Se llevará a cabo un handover escrito con resumen del estado del Proyecto, pendientes y contactos relevantes.
• Cada parte devolverá o destruirá, a elección de la otra, la Información Confidencial recibida durante la relación.

Las cláusulas que por su naturaleza deban sobrevivir a la terminación ,incluyendo confidencialidad, propiedad intelectual, limitación de responsabilidad y ley aplicable— continuarán vigentes.

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012 (Habeas Data), el Decreto 1377 de 2013, sus normas reglamentarias y modificatorias, y la Política de Privacidad de Lúmina W.

Roles en proyectos de desarrollo

Cuando Lúmina W trate datos personales en sistemas del Cliente o por cuenta del Cliente, las partes reconocen que:

• El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento, determinando las finalidades, bases jurídicas y categorías de datos.
• Lúmina W actúa como Encargado del Tratamiento, procesando los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Cliente y exclusivamente para prestar el Servicio.

Derechos del Titular

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización a través del canal designado por el Responsable. Cuando los datos sean tratados en sistemas operados por Lúmina W como Encargado, Lúmina W cooperará diligentemente con el Cliente para atender las solicitudes en los plazos legales.

Datos propios de Lúmina W

Lúmina W también trata datos personales de prospectos, clientes y contactos comerciales (formularios de contacto, correo, propuestas). Para esos tratamientos, Lúmina W actúa como Responsable y sus condiciones se detallan en la Política de Privacidad.

Contacto para datos personales

Cualquier consulta o reclamación relativa al tratamiento de datos personales se puede dirigir a contact@luminaw.co.

Ley aplicable

Estos Términos, su interpretación, cumplimiento y cualquier controversia derivada de su ejecución se regirán por las leyes de la República de Colombia, incluyendo,sin limitarse a— el Código de Comercio, el Código Civil, la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y la Ley 1581 de 2012 en lo pertinente.

Resolución amistosa

Antes de acudir a la vía judicial, las partes se obligan a intentar resolver de buena fe cualquier controversia mediante negociación directa entre sus representantes con poder de decisión, por un plazo no inferior a treinta (30) días calendario contados desde la notificación escrita de la controversia.

Jurisdicción

Si transcurrido dicho plazo no se alcanzara un acuerdo, la controversia será resuelta por los jueces competentes de la República de Colombia, renunciando expresamente las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Protección al consumidor

Sin perjuicio de lo anterior, si el Cliente califica como consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para el ejercicio de sus derechos y la presentación de reclamaciones conforme a la normativa vigente.

Independencia de cláusulas

Si alguna disposición de estos Términos resulta inválida o inejecutable, las demás continuarán plenamente vigentes. La disposición afectada se interpretará de manera tal que cumpla el propósito original dentro de los límites legales.